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Baugerüst am Gebäude

Instandhaltungsrücklagen

Spitzenberger Verwaltungs- und Entwicklungsgesellschaft mbH & Co. KG aus Passau in Niederbayern ist Ihr Partner für die Immobilienverwaltung und Immobilienentwicklung und übernimmt dabei gern auch die Rolle des Verwalters in allen Fragen, die eine Wohnungseigentümergemeinschaft betreffen. Dazu gehört auch die unliebsame Frage nach der Erstellung und Verwaltung von Instandhaltungsrücklagen. Aus diesen gesetzlich verpflichtenden Reserven werden Instandhaltungen und Reparaturen gezahlt. Die Verwaltung dieses besonderen Kapitals obliegt jedoch einigen Besonderheiten, wie wir Ihnen im Folgenden gern darstellen.

Instandhaltungsrücklagen – Reserven für die Instandhaltung

Eine Rücklage für unvorhergesehene Ausgaben ist für die meisten Menschen im privaten Bereich eine Selbstverständlichkeit – selbst wenn es nur kleine Summen sind, die man für schlechte Zeiten beiseitelegen kann. Im Umfeld von Wohneigentum hingegen führt eine solche Reserve immer wieder zu Streit innerhalb von Eigentümergemeinschaften. Dabei handelt es sich bei einer Instandhaltungsrücklage keinesfalls um unnötig geparktes Kapital. Vielmehr fallen Instandhaltungskosten bei einer Immobilie immer an – nur Höhe und Zeitpunkt sind unklar. Wenn es dann zu der Beauftragung eines Handwerksbetriebes kommt, sind alle froh, dass es die Instandhaltungsrückstellung gibt. Bezüglich der Höhe, der korrekten Verwaltung und des Insolvenzschutzes gibt eine gute Immobilienverwaltung gern Auskunft und übernimmt auf Wunsch auch diese Aufgabe im Namen der Eigentümer.

Was ist eine Instandhaltungsrücklage eigentlich?

Die Ansammlung einer angemessenen Geldsumme zum Zwecke der Begleichung von Kosten für die Instandsetzung, Instandhaltung und Modernisierung von Gemeinschaftseigentum im Rahmen einer Wohneigentümergemeinschaft ist eine Pflicht, die sich aus §21 des Wohneigentumsgesetzes ergibt. Die Gelder sind dabei zweckgebunden und gelten daher nicht als Eigenkapital. Sie dürfen nur in Ausnahmefällen für laufende Kosten aufgewendet werden und sind ansonsten eine Reserve für Instandhaltungen, Reparaturen, aber auch modernisierende Instandsetzungen. Die Instandhaltungsrücklage gehört zudem zum Verwaltungsvermögen und wird bei einem Verkauf der Wohnung nicht wieder ausbezahlt. Auch deshalb ist die Rückstellung und insbesondere deren Höhe oft Streitthema bei Eigentümerversammlungen.

Peterssche Formel und Errechnung der Höhe

Die Höhe der Instandhaltungsrücklagen beschließt die Wohnungseigentümerversammlung und legt die Beträge im Rahmen eines Wirtschaftsplanes fest. Wer welchen Anteil trägt, wird meist auf Grundlage des Mieteigentumsanteils berechnet, sofern es keine anderslautenden Vereinbarungen oder Beschlüsse gibt. Oft errechnet sich der jeweilige Anteil dann ganz simpel aus der Größe der Wohnungen in Quadratmetern. Das Hauptproblem bei der Berechnung ist die Ungewissheit, ob und wann und vor allem in welcher Höhe Kosten fällig werden. Eine Faustregel besagt, dass jährlich 0,8 bis 1,0% des Kaufpreises bei Baufertigstellung zurückgelegt werden sollten. Man kann die angemessene Höhe der Instandhaltungsrücklage aber auch mit Hilfe der sogenannten Petersschen Formel berechnen. Dazu multipliziert man die Herstellungskosten pro Quadratmeter mit 1,5 und teilt das Ergebnis durch 80 Jahre, da angenommen wird, dass die Instandhaltungskosten eines Gebäudes innerhalb von 80 Jahren etwa das 1,5fache der Herstellungskosten betragen. Von diesem Betrag nimmt man nun 70%, da von einem entsprechenden Gemeinschaftsanteil bei Instandhaltungen ausgegangen wird. Diesen Betrag multipliziert man nun noch mit der Gesamtwohnfläche und erhält eine adäquate Summe, die jährlich zurückgelegt werden sollte.

Die Rolle der Hausverwaltung bei den Instandhaltungsrücklagen

Bereits bei dem Beschluss zur Bezifferung und Verteilung der Höhe der Instandhaltungsrücklage kommt dem Verwalter eine wichtige beratende und oft auch vermittelnde Rolle zu. Ein guter Immobilienverwalter weiß aus Erfahrung, was ein Objekt in der Regel jährlich kostet – ausgehend vom Alter, Zustand und den lokalen Preisen für Instandhaltungsservices. Der Verwalter übernimmt zusätzlich die treuhänderische Verwaltung der gemeinschaftlichen Gelder. Er ist dabei im Übrigen verpflichtet, das Geld gesondert von seinem Vermögen zu halten, damit es im Zweifel nicht in die Insolvenzmasse einfließt. Zudem muss das gesonderte Konto auf den Namen der Wohnungseigentümergemeinschaft lauten. Nicht zuletzt übernimmt die Hausverwaltung natürlich auch die Kommunikation mit dem Handwerksbetrieb, gleicht Kosten und Rücklagen ab und sorgt für die Bezahlung der anfallenden Rechnungen.

Wann die Instandhaltungsrücklage zum Einsatz kommt – und wann nicht

Wie bereits erwähnt ist die Instandhaltungsrücklage zweckgebunden und muss daher zumindest zum überwiegenden Teil unmittelbar verfügbar sein. Eine langfristige und renditereiche Anlage verbietet sich also. Die Grundidee ist ja, unvorhergesehene Kosten, etwa nach einem Schadensfall, sofort auffangen zu können. Die Instandhaltungsrücklagen können jedoch nicht einfach für Investitionen zur Immobilienentwicklung verbraucht werden. Dekorationen oder wertsteigernde, aber nicht unbedingt notwendige Maßnahmen sind nicht aus den Rücklagen zu bezahlen. Andererseits kann die Eigentümerversammlung durchaus entscheiden, dass der Verwalter laufende Kosten aus den Rückstellungen vorstreckt. Diese müssen aber kurzfristig ausgeglichen werden. Zudem kann die Versammlung eine Sonderumlage beschließen, wenn die Rücklagen nicht ausreichen.

Risiken bei der Schaffung von Instandhaltungsrücklagen

Hinsichtlich der Instandhaltungsrücklagen gab es schon in unzähligen Eigentümergemeinschaften Streit. Vor allem die Errechnung der Höhe ist oft nicht eindeutig, weil viele Faktoren wie Alter, Zustand und die Liquidität der Eigentümer zusammenkommen. Klarheit kann ein Baugutachten schaffen, welches aber viele tausend Euro kosten kann. Besser ist es, von Vornherein eine erfahrene Immobilienverwaltung ins Boot zu holen, die notfalls auch im Streitfall vermittelnd eingreifen kann. Rückstände bei der Zahlung von Instandhaltungsrücklagen haben nämlich schon bei so manchem dazu geführt, dass andere Eigentümer ihn verklagt haben – bis hin zum erzwungenen Verkauf der Wohnung. Vorsicht ist in jedem Fall bei Neubauten oder neu umgewandelten Anlagen geboten. Oft wird das Hausgeld – und damit auch die Instandhaltungsrücklage – aus Werbegründen sehr niedrig angesetzt. Zu hoch sollte es jedoch auch nicht ausfallen. Beim Verkauf der Wohnung bekommt man es nämlich nicht zurück.

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