E-Rechnungspflicht seit 01.01.2025
E-Rechnungspflicht seit 01.01.2025: Das sollten Immobilienvermieter wissen Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine gesetzliche Pflicht zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen).
Diese Neuerung betrifft private und gewerbliche Vermieter gleichermaßen. Als kompetenter Partner rund um Ihre Immobilienverwaltung informiert Spitzenberger Immobilien Sie im Folgenden, was dies für Sie bedeutet.
Einfache PDF-Rechnungen reichen künftig nicht mehr aus
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in elektronisch strukturierter Form, die digital erstellt, übermittelt und empfangen wird. Sie enthält dieselben Daten wie herkömmliche Rechnungen, liegt jedoch in einem speziellen elektronischen Format, meist als XML-Datei, vor.
Die gängigsten Formate hierfür sind XRechnung, welche ausschließlich in XML existiert, und ZUGFeRD, ein hybrides Format, das XML-Daten mit einem PDF-Dokument kombiniert.
Wichtig: Ab 2025 gelten einfache PDF-Dateien nicht mehr als rechtskonforme elektronische Rechnungen. Diese werden dann als sogenannte „Sonstige Rechnungen“ behandelt, vergleichbar mit Papierrechnungen.
E-Rechnungen empfangen
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Vermieter technisch in der Lage sein, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Dies betrifft sowohl umsatzsteuerpflichtige als auch steuerfreie Vermietungen (z.B. reine Wohnraumvermietungen). Vermieter gelten grundsätzlich als Unternehmer gemäß dem Umsatzsteuergesetz.
Wichtig hierbei:
- Ein einfaches E-Mail-Postfach reicht meist nicht aus.
- Können Sie keine E-Rechnungen empfangen oder verweigern Sie deren Annahme, besteht kein Anspruch auf eine alternative Rechnungsform.
- Elektronische Rechnungen müssen unverändert, revisionssicher und digital auswertbar archiviert werden.
E-Rechnungen ausstellen
Die Ausstellung von E-Rechnungen ist ab dem 1. Januar 2025 zunächst nur im B2B-Bereich verpflichtend.
Es gelten folgende Übergangsfristen:
- Ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit Vorjahresumsätzen über 800.000 Euro
- Ab 1. Januar 2028 für alle übrigen Unternehmen
Für Rechnungen an Privatpersonen (B2C) gilt hingegen keine E-Rechnungspflicht. Allerdings müssen elektronische Rechnungen sämtliche gesetzlichen Anforderungen normaler Rechnungen erfüllen und zusätzlich elektronisch strukturiert vorliegen.
Die Pflicht zur Ausstellung hängt von der Vermietungsart ab
Keine Pflicht bei steuerfreier Wohnraumvermietung
Wenn Sie Wohnraum dauerhaft an private Mieter vermieten, entfällt die Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen.
Mögliche Pflicht bei umsatzsteuerpflichtiger Vermietung
Bei umsatzsteuerpflichtigen Vermietungen ist entscheidend, wer Ihr Mieter ist. Bei Mietverhältnissen mit anderen Unternehmen (B2B) greift die E-Rechnungspflicht nach Ablauf der Übergangsfristen. An Privatpersonen (B2C) müssen weiterhin keine elektronischen Rechnungen ausgestellt werden.
Sonderfall Kleinunternehmerregelung
Vermieter, die als Kleinunternehmer (§19 UStG) von der Umsatzsteuer befreit sind, müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Allerdings gilt diese Ausnahme nur für die Erstellung, nicht aber für den Empfang. Auch Kleinunternehmer sind somit seit 1. Januar 2025 zum Empfang elektronischer Rechnungen verpflichtet.
Handlungsempfehlungen für Vermieter
Überprüfen Sie Ihre Pflichten:
Klären Sie, ob Sie zur Ausstellung elektronischer Rechnungen verpflichtet sein werden, insbesondere bei gewerblichen Mietverhältnissen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Infrastruktur bereit ist, elektronische Rechnungen zu empfangen.
Setzen Sie geeignete Software ein:
Nutzen Sie rechtzeitig Softwarelösungen, die den Empfang und ggf. das Erstellen von E-Rechnungen sicherstellen.
Informieren Sie Mitarbeiter und Partner:
Schulen Sie Ihr Personal gründlich und klären Sie Ihre Mieter und Partner rechtzeitig über die Änderungen auf, um Herausforderungen frühzeitig zu lösen.
Fazit zur E-Rechnungspflicht für Immobilienvermieter
Die neue Pflicht zur elektronischen Rechnung bringt erhebliche Veränderungen für Immobilienvermieter mit sich. Eine frühzeitige Vorbereitung stellt sicher, dass Sie die Anforderungen gesetzeskonform erfüllen und gleichzeitig Ihre Verwaltungsprozesse optimieren können.
Disclaimer
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